Przeniesienie biura w inne miejsce może być trudną czynnością. Naszym zadaniem jest nie tylko przetransportowanie mebli i sprzętów, ale też często bardzo ważnej dokumentacji firmowej. Niestety w czasie przeprowadzki bardzo łatwo o zgubienie ważnych dokumentów. Przeprowadzka biura może, jednak przebiec zdecydowanie łatwiej, jeśli skupisz się na kilku istotnych wskazówkach. Poznaj 10 porad, które ułatwią przeniesienie Twojego biura.
✔ Planujesz przeprowadzkę biura? Rozważ skorzystanie z usług firmy przeprowadzkowej
Przeniesienie biura nie musi być skomplikowane. Należy jednak zadbać o dobrą organizację i wszystko dokładnie zaplanować. Jeżeli chcesz, żeby przeprowadzka przebiegła pomyślnie, koniecznie kieruj się poniższymi wskazówkami:
1. Wyznacz termin przeprowadzki – aby móc zaplanować przenosiny biura niezbędne jest określenie terminu, w jakim ma to nastąpić. Ponadto warto tu także ustalić konkretną godzinę, o której planowane jest rozpoczęcie przeprowadzki.
2. Poinformuj pracowników o zamiarze przeprowadzki – pracownicy muszą wiedzieć, że planujesz przenosiny biura i kiedy to nastąpi. Pozwoli im się to przygotować do przeprowadzki
3. Zadbaj o transport – aby przewieźć rzeczy do nowego biura, niezbędny jest odpowiedni środek transportu. Z pewnością nie sprawdzi się tu samochód osobowy, a więc musi być to większe auto. Wiele biur nie dysponuje dużymi samochodami, dlatego w takiej sytuacji, konieczne jest wynajęcie dużego samochodu.
4. Przygotuj nowe biuro na przeprowadzkę – biuro, do którego zamierzasz się przeprowadzić, powinno być przygotowane jeszcze przed przewozem rzeczy. Musi być ono czyste i gotowe do użytkowania.
5. Określ, kto będzie koordynować przeprowadzkę – koordynator przeprowadzki to osoba, która będzie czuwała nad całym procesem przenosin. Ty możesz mieć zbyt wiele innych spraw na głowie, dlatego wybierz osobę zaufaną i taką, która sobie z tym poradzi.
6. Zrób porządek w swoim dotychczasowym biurze – zanim jeszcze przejdziesz do pakowania dokumentów, sprzętów, czy zabezpieczania mebli, powinieneś przejrzeć firmowe rzeczy (dokumenty, a nawet sprzęty), czy na pewno wszystko będzie Ci potrzebne w nowym biurze. Czasami zdarza się, że w naszych biurach trzymamy wiele dokumentów i innych rzeczy, które nie są już na potrzebne. Zabranie ich do nowego biura zajęłoby tylko niepotrzebnie miejsce.
7. Zabezpiecz dokumentację firmową – dokumenty firmowe z reguły zawierają bardzo ważne dane, których utrata mogłaby doprowadzić do wielu problemów. Należy bardzo starannie zabezpieczyć dokumenty firmowe, a także zachować ostrożność podczas ich przewozu. Tutaj trzeba zadbać też o kopie zapasowe dokumentów. Muszą być one bezpieczne, aby nie doszło do ich przypadkowego zniszczenia/zgubienia.
8. Zabezpiecz meble i sprzęty przed uszkodzeniem – podczas transportu meble oraz urządzenia biurowe narażone są na uszkodzenia. Trzeba wszystko dobrze zabezpieczyć np. za pomocą folii stretch, folii bąbelkowej, czy kartonów. Materiały, które użyjesz do pakowania, powinny być wytrzymałe i odporne na uszkodzenia.
9. Oznacz wszystkie zapakowane dokumenty, sprzęty itp. Ułatwi to przeprowadzkę, a dokładniej rozpakowywanie wszystkiego w nowym biurze, ponieważ pracownicy będą wiedzieli, co znajduje się w kartonach.
10. Rozpakowuj rzeczy biurowe po kolei. Pamiętaj, aby nie robić wszystkiego na raz. W ten sposób doprowadzisz do bałaganu, którego uporządkowanie zajmie zdecydowanie więcej czasu. Każda rozpakowana rzecz, powinna trafić na swoje konkretne już miejsce.
Jeżeli planujesz przeprowadzkę biura, nie musisz zajmować się tym sam. Rozwiązaniem, z którego korzysta wielu przedsiębiorców jest skorzystanie z usług firmy przeprowadzkowej. Jest to ogromne udogodnienie i odciążenie z wielu obowiązków związanych z przeprowadzką. Pamiętaj jednak, że w przypadku przenosin biura bardzo ważny jest wybór profesjonalnej firmy przeprowadzkowej. Chodzi tutaj w końcu o przewóz ważnych dokumentów, drogich sprzętów, a także mebli, co wymaga szczególnej uwagi.
Decydując się na usługi firmy przeprowadzkowej nie musi już sam martwić się o zorganizowanie tego procesu. Doświadczeni pracownicy zajmują się nie tylko transportem tego, co wymaga przewiezienia do nowego biura, ale także co najważniejsze mogą zdemontować meble, zabezpieczyć je i przenieść do samochodu. Ty natomiast nie będziesz musiał się o nic martwić.
Dzięki temu Twoi pracownicy będą mogli skupić się na rozpakowywaniu rzeczy w nowym biurze, aranżacji i wielu innych czynnościach w nowym miejscu. Nie musisz mieć doświadczenia w kwestii przeprowadzki. Nie musisz także szukać informacji, jak ją zorganizować, aby przebiegła sprawnie. Wystarczy, że wybierzesz profesjonalne usługi, a wszystko przebiegnie zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
